Polityka prywatności

Postanowienia ogólne

Niniejsza polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego schroniska, w szczególności osób wypełniających formularz kontaktowy, formularz zgłoszenia zaginięcia zwierzęcia oraz formularz wniosku adopcyjnego. Podstawą prawną przetwarzania jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz, w zakresie plików cookies, ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Zasady korzystania z serwisu, w tym z formularzy opisanych niżej, określa odrębny Regulamin serwisu.

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest [DO UZUPEŁNIENIA: pełna nazwa fundacji/stowarzyszenia], z siedzibą pod adresem [DO UZUPEŁNIENIA: adres siedziby], wpisana do [DO UZUPEŁNIENIA: KRS/rejestr, numer], NIP [DO UZUPEŁNIENIA].

Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

W organizacji nie wyznaczono Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, w tym w celu skorzystania z praw opisanych niżej, można kontaktować się pod adresem e-mail: [DO UZUPEŁNIENIA: e-mail].

Cele i podstawy prawne przetwarzania

Formularz kontaktowy

Dane podane w formularzu kontaktowym (imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu, temat i treść wiadomości) przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie oraz prowadzenia z Tobą korespondencji. Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na obsłudze kierowanej do nas korespondencji, a w zakresie tematu „adopcja” lub „wolontariat” — także podjęcie działań na Twoje żądanie przed ewentualnym zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Zgłoszenie zaginięcia zwierzęcia

Dane opisujące zaginione zwierzę (imię, opis, ostatnia lokalizacja, data, zdjęcie, orientacyjna okolica zgłaszającego, opcjonalnie numer mikroczipa) przetwarzamy w celu publicznego udostępnienia ogłoszenia o zaginięciu na naszej stronie i wsparcia w poszukiwaniach zwierzęcia. Podstawą prawną jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażona przez zaznaczenie checkboksa zgody przy wysyłce formularza. Ogłoszenie jest publikowane dopiero po weryfikacji zgłoszenia przez naszych pracowników.

Numer telefonu i adres e-mail kontaktowy podane w tym formularzu nigdy nie są publicznie widoczne — służą wyłącznie naszym pracownikom do weryfikacji zgłoszenia i ewentualnego kontaktu w sprawie odnalezionego zwierzęcia. Podstawą ich przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na umożliwieniu weryfikacji zgłoszenia i przeciwdziałaniu nadużyciom.

Formularz wniosku adopcyjnego

Dane podane we wniosku adopcyjnym (imię i nazwisko, e-mail, telefon, miasto, warunki mieszkaniowe, informacje o innych zwierzętach i dzieciach w domu, doświadczenie, motywacja) przetwarzamy w celu rozpatrzenia wniosku i przeprowadzenia procesu adopcji, w tym oceny, czy zgłaszane warunki są odpowiednie dla danego zwierzęcia. Podstawą prawną jest podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy adopcyjnej oraz — w razie pozytywnego rozpatrzenia — wykonanie tej umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Mechanizm antyspamowy

Nasze formularze zawierają niewidoczne dla użytkownika pole kontrolne (honeypot), które pomaga odróżnić zgłoszenia od automatycznych botów. Pole to nie służy do zbierania żadnych danych osobowych — jego wypełnienie (co robią wyłącznie boty) powoduje odrzucenie zgłoszenia. Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes administratora w postaci ochrony serwisu przed nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Zakres przetwarzanych danych

W zależności od wypełnianego formularza możemy przetwarzać następujące dane:

formularz kontaktowy: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), temat i treść wiadomości;
zgłoszenie zaginięcia zwierzęcia: imię zwierzęcia, opis, miejsce i data ostatniego widzenia, zdjęcie, orientacyjna okolica zgłaszającego, numer mikroczipa (opcjonalnie), telefon i e-mail kontaktowy zgłaszającego;
wniosek adopcyjny: imię i nazwisko, e-mail, telefon, miasto, typ i opis warunków mieszkaniowych, informacje o innych zwierzętach i dzieciach w domu, deklarowane godziny, przez które zwierzę pozostawałoby samo, doświadczenie w opiece nad zwierzętami, motywacja, dodatkowa wiadomość.

Odbiorcy danych

Dane przechowujemy we własnej, samodzielnie utrzymywanej bazie danych. Dostęp do danych kontaktowych i danych wrażliwych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy schroniska. Danych nie sprzedajemy ani nie udostępniamy podmiotom trzecim w celach marketingowych. Do infrastruktury technicznej (hosting, utrzymanie serwera) może mieć dostęp [DO UZUPEŁNIENIA: nazwa dostawcy hostingu / informacja, że administrator utrzymuje infrastrukturę samodzielnie], działający jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

[DO UZUPEŁNIENIA: potwierdzenie, że serwery, na których przechowywane są dane, znajdują się na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, i że dane nie są przekazywane poza EOG]. Serwis nie korzysta z zewnętrznych narzędzi analitycznych ani reklamowych, które wiązałyby się z przekazywaniem danych poza EOG.

Okres przechowywania danych

zgłoszenia kontaktowe: przez 12 miesięcy od zakończenia sprawy lub ostatniego kontaktu w danej sprawie;
wnioski adopcyjne: wnioski odrzucone lub niedokończone — przez 12 miesięcy od złożenia; wnioski zaakceptowane — przez 24 miesiące od zakończenia procesu adopcji, w celu dokumentacyjnym i na wypadek dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami;
zgłoszenia zaginięcia zwierzęcia: dane opisujące zgłoszenie — do czasu zakończenia sprawy (odnalezienia zwierzęcia lub wygaśnięcia zgłoszenia) powiększonego o 3 miesiące; dane kontaktowe zgłaszającego usuwamy najpóźniej z chwilą zakończenia sprawy.

Środki bezpieczeństwa

Dane kontaktowe i inne dane wrażliwe podane w formularzach (m.in. imię i nazwisko, e-mail, telefon, adres, numer mikroczipa) są szyfrowane algorytmem AES-256-GCM w bazie danych i dostępne w postaci jawnej wyłącznie dla upoważnionych, zalogowanych pracowników. Dane kontaktowe zgłoszeń zaginięcia zwierzęcia są dodatkowo ukryte na poziomie API również dla zalogowanych osób bez odpowiednich uprawnień. Pracownicy nie mogą edytować treści zgłoszeń — mogą wyłącznie zmieniać ich status (np. w toku, rozpatrzone). Formularze stosują dodatkowe zabezpieczenia ograniczające ryzyko ataków typu XSS oraz mechanizm antyspamowy opisany wyżej.

Pliki cookies

Nasz serwis nie wykorzystuje wobec odwiedzających plików cookies analitycznych, śledzących ani marketingowych. Jedyny plik cookie wykorzystywany w serwisie to plik sesyjny niezbędny do zalogowania się do panelu administracyjnego — dotyczy on wyłącznie pracowników schroniska logujących się do systemu zarządzania treścią i nie jest zapisywany w przeglądarkach osób odwiedzających stronę publiczną.

Prawa osoby, której dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
prawo do sprostowania (poprawienia) danych;
prawo do usunięcia danych;
prawo do ograniczenia przetwarzania danych;
prawo do przenoszenia danych;
prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem — dotyczy przetwarzania opartego na zgodzie (np. publikacja ogłoszenia o zaginięciu zwierzęcia);
prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO.

Dobrowolność podania danych

Podanie danych we wszystkich formularzach jest dobrowolne, jednak niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia — bez zaznaczenia zgody na przetwarzanie danych i podania wymaganych pól formularz nie zostanie wysłany, a my nie będziemy w stanie odpowiedzieć na zapytanie, opublikować zgłoszenia zaginięcia zwierzęcia ani rozpatrzyć wniosku adopcyjnego.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Wnioski adopcyjne i zgłoszenia zaginięcia zwierzęcia są zawsze rozpatrywane przez pracowników schroniska.

Zmiany polityki prywatności

Niniejsza polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa lub sposobu przetwarzania danych przez serwis. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.

Ostatnia aktualizacja: [DO UZUPEŁNIENIA: data publikacji].